Att bygga intranät på Wordpress och hur vi landade där

Onsdag 20 november 2013 lanserade vi vårt nya intranät.
Det ser ut så här:
Nya Insikt - Region Värmland

Resan dit har, som alla som har erfarenhet av att arbeta i det offentliga och LOU förstår, inte varit alldeles kort. Jag tänkte försöka redogöra för större delen av den så som jag minns den.

Under slutet av 2010 och under 2011 gjordes att par studier av internkommunikationen på Region Värmland. Det var en kombination av djupintervjuer (som genomfördes av en av medarbetarna på enheten för kommunikation) och enkäter (som var grunden för en uppsats i medie- och kommunikationsvetenskap). Undersökningarna handlade om internkommunikation i allmänhet och den interna kulturen, men berörde i delar det befintliga intranätet.

Jag började arbeta på Region Värmland i augusti 2011, så mycket av det här arbetet gjordes eller påbörjades innan jag började. Tror att jag hann höfta iväg ett par frågor till enkäten som blev uppsats.

Resultatet av studierna av internkommunikationen har varit vägledande för förändringarna av intranätet.

Funktionerna som stått högst på önskelistan är:

  • en bättre intern personalkatalog och
  • möjlighet att samarbeta enklare mellan enheter och verksamheter

Från vår enhets sida, och ledningens, finns en tanke om att intranätet ska kunna fungera som ett stöd i att bygga en gemensam kultur och dela kunskap mellan verksamheterna. Användarna ska på ett snabbt och effektivt sätt få en överblick över vad som är på gång i hela organisationen.

Vi identifierade också ett tydligt behov av sociala delar där man kan uppdatera sig själv och andra om vad som händer just nu.

Många saknade samarbetsytor för projekt, det behövde det nya intranätet erbjuda.

Jag har arbetat med intranät i olika former och med olika verktyg (EpiServer, Microsoft CMS, Sitevision och ett ar andra vi kan låta förbli onämnda) sedan millennieskiftet, först som konsult och sedan i större och mindre projekt på länsstyrelserna, Örebro universitet och Karlskoga kommun. Jag ville undvika att uppfinna hjulet den här gången, så unik är inte vår organisation.

Så, jag tittade på olika lösningar. Deltog bland annat i ett utmärkt litet seminarium hos Örebro kommun och jag var på Internetdagarna 2012 och lyssnade när Riksantikvarieämbetet presenterade sin lösning. Följde ett antal utvecklingsbloggar som handlade om intranät: om jag minns rätt kom de från bland annat Malmö Stad, Karolinska Institutet och så klart Örebro och RAÄ.

Riksantikvarieämbetet har en organisation som på många sätt liknar vår. Vi är ungefär lika många, har många anställda som är experter inom ett smalt område och vi sitter båda geografiskt spridda. Jag gillade det jag såg att Riksantikvarieämbetet hade gjort, tog en kontakt med Henrik Löwenhamn som arbetade där då och lånade deras upphandlingsunderlag.

Jag skrev om en del och ritade ett antal wireframes för att bli extra tydlig. Jag specificerade till exempel inte att det skulle vara WordPress utan nöjde mig med att det skulle vara open source (i enlighet med ett gammalt beslut). Vi arbetar sen tidigare med Drupal på våra webbar och såg egentligen inga problem med att fortsätta på det spåret. Sen passade jag kanske på att peta in nån funktion jag tyckte att RAÄ hade missat.

Är du intresserad av hela vårt förfrågningsunderlag? Varsågod.

Vi ställde anbudet till en handfull leverantörer: ett antal lokala vi gillar att jobba med, NetRelations och vår leverantör av Google Apps som kom in från sidan och ville visa hur det gick att lösa det med bara Googles verktyg.

Jag ska erkänna att jag var ganska lockad av tanken att helt stänga intranätet och bara köra Google-produkter och då egentligen i sitt grundutförande. Att helt enkelt köra på Google+-spåret och använda grupper där. Men det är något som inte är riktigt där än. Jag har svårt att sätta fingret på det, men tror att det handlar om möjligheter att sätta gemensamma strukturer. Ett par år till behöver åtminstone vår organisation det. Något som håller användarna lite i handen.

Sen är Google Sites, som skulle kunna skapa strukturen, i ärlighetens namn ett avskräde idag.

Vi landade ganska snabbt i att NetRelations förslag var det bästa för oss. Trots att det inte mötte alla våra önskemål och trots att vi hade ett väldigt fint förslag på en Drupal-lösning i anbudshögen också. Tyvärr var det ungefär dubbelt så dyrt.

NetRelations lösning bygger inte på Buddypress utan ett eget ramverk (mer om det nedan). Vi tittade en del på Buddypress och jag satte upp en testversion på egen hand. Vi bjöd in en leverantör med specifik erfarenhet av Buddypress att lämna anbud (tyvärr valde de att inte lämna anbud) och vi pratade med en av de produktionsbyråer vi har upphandlat om att bygga intranätet helt enligt vår specifikation på Buddypress.

Men vi valde som sagt att gå på den lösning NetRelations presenterade. Det kändes helt enkelt bra att låna en lösning någon annan lagt mycket tid och kraft på att värka fram.

Mitt lånande slutar inte vid den tekniska lösningen. Vi kommer också att göra ett försök med den redaktionella idén Fredagsbilagan (eller tänk söndag) som Jonas Söderström på InUse mejslade fram åt Pensionsmyndigheten (något jag plockade med mig hem från träffen i Örebro). Tanken Fredagsbilagan finns f.ö. fint sammanfattad och illustrerad av Sofia Falkenhem från konferensen Intranätverk.

Jag kan väl erkänna att jag kuppade in fredagsbilagan i formen. Om du tittar på bilden av intranätet igen, så är vår lösning att helt enkelt släcka toppnyheten alla dagar utom fredag. Toppnyheten täcker nämligen hela skärmen på de flesta bärbara datorer.Varsågod för tips på hur man löser Fredagsbilagan med en sidmall istället för två.

På tal om formen så är vi mycket nöjda med den. Jag tror det är första gången jag varit med i ett projekt där vi inte behövt studsa den ett par varv innan vi landat. Vi gjorde ett ganska hårt internt arbete med att bli överens om vilken känsla vi ville ha och lyckades uppenbarligen kommunicera det till NetRelations. I korta drag var vårt budskap: tänk Googles appar på iPhone och lägg våra färger och typsnitt på det. Mycket rymd och platt form.

Vi godkände formleveransen strax innan det var dags att gå på semester i somras.

Själva hopskruvandet drog igång direkt efter sommaren och det flöt på relativt smärtfritt. Tror vi landade på ett par tre veckors försening utifrån den ursprungliga planen och lanserade bara en vecka efter utsatt datum (vi hade tagit lite egen höjd för förseningar som vi inte kommunicerade till leverantören).

Vårt intranät löser inte allas behov av intranät, men jag hoppas att det löser de viktigaste punkterna för oss. Att det, med andra ord ger oss:

  • bättre möjligheter att samarbeta över enhets- och verksamhetsgränser (projektrummen)
  • en bättre personalkatalog
  • bättre kännedom om varandra och vad som händer på olika håll i organisationen (mikrobloggen och förndring av nyhetsflödet)

Och så lite om tekniken direkt från Pontus Abrahamsson som kodat hos NetRelations.

En sak som jag kan se utifrån är att vi kan ha missuppfattat varandra vad “copy-paste” – delen betydde, Riksantikvarieämbetet har en viss funktionalitet som bygger på AD-koppling, deras projektrum osv… Det vi använde oss av var själva tänket på funktionalitet, inte design, gränssnitt eller kod överhuvudtaget.

Det vi har gjort är att bygga ett ramverk för oss på NetRelations med ert och Riksantikvarieämbetet intranät i åtanken, ni har alltså fått en lösning som är anpassad helt och hållet efter er. (Vi använde tiden att utveckla ramveket internt parallellt med ert intranät för att vinna lite tid).

För att lösa ett relativt komplext intranät i WordPress är det svårt, och väldigt dumt att gå den vanliga “ tilläggsvägen” dvs för att få en profilsida kör vi BuddyPress, för att få projektrum använder vi ett plugin för det osv.

Det vi gjorde som man absolut bör göra är att skriva egen kod anpassad efter projektet så man får minsta overhead istället för att ladda in jättar som BuddyPress på ett antal tusen rader kod, istället för bygga en profilsida med avatarfunktion, mina projekt, lite användardata på mindre än 1/100 kod.

Det man då får är ett intranät med fullkontroll, anpassad funktionalitet och slippa oron att vara beroende av 3:de-parts-tillägg-utvecklare.

Vårt ramverk som Region Värmlands intranät bygger på är baserat på att vara flexibelt och modulärt (ej plugins) utan istället använder vi välstrukturerad kod efter PSR-0 – “standarden” och använder Composer som Dependency Manager för att få en så flexibel grund som möjligt.

Ett bra exempel på hur modulbaserat det är, Region Värmland använder sig av Google Apps som användardatabas, då skapar vi en Katalog i temat och definerar att inkludera allt under katalogen “vendors” och då när vi bygger autentisering-modulen mot Googles API använder vi WordPress egna funktioner för att hämta data och sätta användarrättigheter. Den modulen är då helt fristående och kan användas i andra lösningar utan att vara orolig att den gör massa onödiga saker som vissa tillägg gör och är då helt anpassningsbar så det är enkelt att utöka med tex möjlighet att hämta användares dokument på Google Drive till mediabiblioteket eller projektrum.

En sådan lösning kan se ut som detta exempel: bit.ly/1awqq24

Den som är intresserad av att veta mer om det tekniska kan med fördel pinga @pontusab på twitter.

Frågor på det här?

Annonser

14 reaktioner på ”Att bygga intranät på Wordpress och hur vi landade där

    1. Tackar. Vi har saker kvar på vår önskelista, men det känns som om vi har en stabil grund att jobba vidare från nu. Till skillnad från vår gamla Drupal-lösning.

  1. Hej Patrik!

    Jag är mycket nyfiken på hur ni kommer att ta detta vidare in i förvaltningen. Dvs hur ni tänker förvalta det, systemförvaltningsmodell osv och vad är nåsta nivån i vidareutvecklingen. Det var ett intressant grepp detta med Google Apps. Vill veta mer om det. Jag har nog många frågor men jag får ge mig och vänta in er; det får gå ett antal månader innan ni blir varma i kläderna ;).

    Några konkreta frågor dock redan nu: hur har ni löst redaktörskapet? Får alla anställda publicera eller bara ett fåtal utifrån den roll de tilldelats? Har ni en innehållsstrategi på plats redan nu i samband med lanseringen?

    /Susanna
    (systemförvaltare vid Riksantikvarieämbetet)

  2. Några saker vi redan beställt som inte fick plats i den första leveransen är:
    – Notifieringar/aviseringar à la Facebook (och senare möjlighet att få via e-post)
    – Tätare koppling mot Google Drive (vi börjar med möjligheten att kunna spara projektlänkar i projektrummen och sen får vi se om vi gör nåt tuffare)

    Sen återstår det att göra formen responsiv. Det ville jag egentligen ha med från början och räknade kanske också med att få. Men vi körde ett ganska tidspressat projekt så det fick vänta.

    1. Men var lagrar ni personalen? Har ni ett AD eller eDirectory som är kopplat till Google eller hur funkar det? Ni måste ha ett infrastruktur för detta jag menar koppla ihop folk med rättigheter i sina datorer, lönesystem, ekonomisystem mm. Jag läser här ovan att Google Apps används som användardatabas men det är ju inte allt och relaterar endast till intranätet och de tjänster som kommer från Google.

      1. Det finns ett AD, men ingen koppling mellan AD och Google. Så ja, det blir dubbelregistrering av användarna.

        Anledningen till att vi valde att koppla mot Googlekontona istället för AD är att tjänsterna under Google Apps används oftare än de tjänster som har kopplingar till AD (fakturahantering, lönesystem etc). Dessutom råder vi direkt över Googlemiljön till skillnad från AD:t (som helt är kopplat till tjänster vi köper av Karlstads kommun).

  3. Redaktörsskapet har vi valt att inte förändra från start. Vi hade en organisation med ganska få redaktörer (25 av 350 anställda) som vi behåller till att börja med. Men vi kommer långsamt att utöka möjligheterna för fler att posta nyheter. Eller inte. Vi låter mikrobloggen ta fart först, så får vi se om det behövs.

    Den stora skillnaden är att vi försöker köra mer fokus på innehåll som stödjer den dagliga verksamheten måndag till torsdag och långläsning/kulturbyggande på fredagar. I korta drag.

  4. Har ni någon kommunikatör som är ansvarig för att driva på innehållet, att inte låta det stanna av och uppdatera information relevant för hela organisationen, eller bygger innehållet i intranätet helt på att redaktörer i verksamheten självmant publicerar. Om det är så, hur lyckas ni med det?

    1. För nyheter och sidor har vi mellan 20 och 30 utbildade redaktörer. Vårt största problem är att få in material från våra verksamheter som ligger utanför (dvs folkhögskolor, arkiv och mediecenter). Från de centrala delarna är det traditionellt bra fart.

      I mikrobloggen kan alla posta och det kräver ingen särskild inloggning. Där märker vi redan att det är bättre fart och bidrag från fler håll.

      Min ursprungliga tanke var att alla skulle kunna posta nyheter också.

      Nu börjar jag tänka att mikrobloggsflödet och nyheterna kanske byter plats med varandra såsmåningom…

  5. Tack, troligen hör vi från Västerbotten av oss igen.
    Hälsningar
    Mariann Holmberg, kommunikatör Region Västerbotten

Kommentera

Fyll i dina uppgifter nedan eller klicka på en ikon för att logga in:

WordPress.com Logo

Du kommenterar med ditt WordPress.com-konto. Logga ut /  Ändra )

Google+-foto

Du kommenterar med ditt Google+-konto. Logga ut /  Ändra )

Twitter-bild

Du kommenterar med ditt Twitter-konto. Logga ut /  Ändra )

Facebook-foto

Du kommenterar med ditt Facebook-konto. Logga ut /  Ändra )

Ansluter till %s