Från .tif till redigerbar .pdf

Dagens tips från digitaliseringsmaskinen: så konverterar du en scannad tiff till redigerbar pdf, Word eller Google Doc.

Idag hände det igen. Någon langade över ett dokument som körts genom en scanner/kopiator och bad om att få det utlagt på webben. Just idag var det en .tif-fil.

Nu bortser vi för ett tag att allt alltid borde sluta som en html-sida. Det här behövde av internpolitiska friktionsskäl bli en .pdf.

Så här blev min lösning:

  1. Öppnade varje enskild sida av .tif-filen och exporterade var och en som pdf (på Mac går det att göra direkt från förhandsgranskningen, hur man gör i Windows vet jag inte).
    En skulle ju kunna tro att det gick att göra i Photoshop, men jag lyckades av oklar anledning bara öppnade sida ett.
  2. Öppnade och slog samman sidorna till ett enda dokument i Acrobat.
  3. Valde redigera dokumentet (för att konvertera de scannade sidorna till redigerbar text).
  4. Sparade pdf:en.
  5. Öppnade pdf:en i Google Docs (lyckades inte få Word att lösa det här steget).
  6. Korrläste och rättade några fel som uppstått konvertering mellan bild och text.
  7. Laddade ner från Google Docs som .pdf och .doc.
  8. Skickade tillbaka till den behövande kollegan.
Annonser

Att slå ihop två verksamheter i sociala medier

Vid årsskiftet slås kommunalförbundet Region Värmland samman med Landstinget i Värmland och bildar… Region Värmland! Rent tekniskt en så kallad regionkommun. Vi är tillsammans med en handfull andra sist ut i det racet.

För en dryg vecka sen lanserade vi ”tre” webbplatser som samsas under domännamnet regionvarmland.se (rent praktiskt en lätt vidareutveckling av landstingets gamla webb på Episerver-plattformen).

Just nu är vi i full färd med att slå samman och byta namn på våra konton i det som vi populärt kallat sociala medier de drygt tio senaste åren; Instagram, Facebook, Twitter, YouTube och LinkedIn för att nämna några.

Det har gått både bra och dåligt. Vi tar dem en i taget.

Instagram

Det finns ingen funktion för att slå samman två konton på Instagram. I vårt fall var det i utgångsläget inget större problem eftersom bara landstinget hade en aktiv närvaro på Instagram med cirka 7500 följare.

Kommunalförbundet hade bara platsmarkerat användarnamnet @regionvarmland och via en del Facebook-relaterad annonsering samlat på sig i runda slängar 150 följare.

Vi googlade lite och hittade antydningar om att namnet skulle kunna komma att hamna i någon sorts karantän om vi bytte ut det. Vi misströstade lite och landade i att vi i värsta fall fick låta den nya organisationens kontonamn på Instagram innehålla ett bindestreck.

Med lätt chockad min lyckades namnbytet helt smärtfritt. Vi bytte bort @regionvarmland till något annat och ändrade snabbt det aktiva kontots namn till just @regionvarmland. Det bara funkade utan fördröjning och missöden. High five och vidare till nästa.

Facebook

Om du har två Facebook-sidor för samma sak kan du kanske slå ihop dem om: 

  • Du är administratör för båda sidorna. 
  • Dina sidor har liknande namn och representerar samma sak. 
  • Dina sidor har samma adress om de har fysiska platser. 

Innan du begär att slå samman en sida ska du se till att eventuella aktiva kampanjer inte pekar mot sidan som kommer att tas bort. 

På Facebook är vi i skrivande stund inte iland än. På pappret såg det enkelt ut. Det finns till och med en färdig funktion för att slå samman sidor.

Vi började med att göra allt grundarbete. Det var en liten resa i sig…

Att se till att båda sidorna hade samma fysiska adress, domänadress och telefonnummer gick enkelt. Vi flyttade in landstingets sida i Region Värmlands business manager-konto. Inga problem så långt.

Så vi begärde en sammanslagning. Det gick inte hem. Sidorna hette inte samma sak.

Så vi försökte byta namn på landstingets Facebook-sida till Region Värmland. Men se det gick inte. Vi hade visst redan en sida som hette Region Värmland. Till slut fick min kollega en snilleblixt och testade att ändra namnet i appen. Det funkade!

Så vi gjorde ett nytt försök att begära sammanslagning. Men se det gick inte den här gången heller. Kommunalförbundets sida var primär i business manager. Det fick den inte vara om sidorna skulle slås samman.

Vi bytte primär sida och gjorde ett nytt försök. Inget verkade hända.

Vi gjorde ytterligare någon liten ändring som inte borde ha någon betydelse (minns tyvärr inte vad) och försökte igen. Då fick vi meddelandet att vi inte kunde begära en sammanslagning för att det redan fanns en begäran om sammanslagning inskickad…

Så här sitter vi nu, väntar och hoppas på det bästa. Antar att det här är något som kräver ett mänskligt öga och en bedömning. Det kan dröja ett par dagar att få besked hette det. Vi skickade in två dagar före jul, förhoppningsvis är det klart första veckan i januari.

2019-01-10

Igår slogs sidorna samman efter ett tredje, fjärde eller femte försök. Jag har tappat räkningen. Fick till och med välja vilken sidas innehåll som skulle finnas kvar. Eftersom jag är generös (och av en del andra praktiska skäl) valde jag att behållet materialet från gamla landstingets sida. Baksidan av det beslutet är att användarnamnet fortfarande är @landstingetivarmland och att det just nu inte går att byta till @regionvarmland (hoppas det går att ändra om några dagar). Fortsättning följer alltså.

2019-02-20

Idag uppmärksammade en kollegas mamma (vad skulle vi göra utan mammor?) att kollegan blivit av med sitt jobb på Facebook. En effekt av att vi valde att behålla Landstinget i Värmlands sida var tydligen att alla som haft kommunalförbundet som arbetsgivare blev av med den anställningen. Så det var bara att lägga till den igen.

Användarnamnet @regionvarmland är fortfarande otillgängligt. Jag har skickat en begäran om att få loss det till Facebook utan framgång. Mot slutet av januari började jag tycka att det kändes konstigt att använda @landstingetivarmland, så jag ändrade till @regionvarmlandse. Det går att leva med om vi inte lyckas övertyga Facebook om annat.

Twitter

Även på Twitter är det bara landstinget som haft en ”aktiv” närvaro, medan kommunalförbundet platsmarkerat användarnamnet.

Twitter erbjuder ingen möjlighet att slå samman konton, så vi kommer helt enkelt att lägga ner det befintliga kontot och hänvisa till @regionvarmland i fortsättningen och lämna @ltingvarmland och de drygt 1100 följarna bakom oss. I bästa fall får vi med oss de flesta till @regionvarmland som trots obefintlig aktivitet har nästan 250 följare redan.

Vi kommer att ägna åtminstone hela januari åt att retweeta poster från @regionvarmland med @ltingvarmland kombinerat med en och annan uppmaning om att följa @regionvarmland i fortsättningen.

YouTube

Det går inte att slå samman eller länka separata YouTube-kanaler eller överföra data automatiskt från en kanal till en annan.

Däremot kan du ladda upp dina videor igen till en annan kanal som du hanterar. Visningstid och annan statistik börjar om för de nya uppladdningarna.

Så vi kommer helt enkelt att sluta posta saker i landstingets YouTube-kanal och bygga vidare på Region Värmlands. Några videor kommer säkert att publiceras om i det som blir den nya gemensamma kanalen, men det mesta får ligga kvar där det ligger.

Vi kommer självklart att märka upp att landstingets kanal är avslutad och hänvisa till Region Värmlands kanal.

LinkedIn

På LinkedIn går vi över till att använda kommunalförbundet Region Värmlands företagssida som ny gemensam sida. Vi skulle rent tekniskt kunna starta en ny, men eftersom namnet består väljer vi att jobba vidare med de nästan 3000 följare som finns där. Självklart byter vi till den nya loggan.

Utmaningen här blir att uppmuntra landstingets alla anställda att byta arbetsgivare. Kan kanske kännas lite bakvänt för några när landstinget är mottagande organisation. Samtidigt ät det namnet Region Värmland som består. Så på något vis blir det här ändå den rimligaste lösningen.

Vi kommer att jobba lite som på Twitter och påminna ett par gånger under januari om att Landstinget i Värmland bytt namn till Region Värmland och att alla är varmt välkomna att följa oss där i fortsättningen.

Klipp å klistra: Word online till WordPress

Det här med klipp och klistra mellan webbaserade tjänster är alltid ett äventyr. Man får leta efter lösningar som funkar i vardagen och praktiken. Nu har jag hittat en modell som funkar för mig när jag jobbar i Word online (Office 365) och WordPress.

Here goes:

  1. Kopiera texten i Word-dokumentet.
  2. Klistra in texten i WordPress-läget Visuellt. Detta för att behålla styckesindelningar etc korrekt.
  3. Klipp ut texten ur visuellt läge och klistra in i Text. Detta för att bli av med all sunkkod som Word skickar med in i WP.
  4. Lägg på formaten.

Jag tycker tyvärr inte att WP:s rensa formateringar-funktion städar tillräckligt mycket. Men med den här modellen slipper jag åtminstone att passera ett tredje fönster/program och behöver bara glida mellan flikar under redigeringen.

Man vänjer sig.

Information på engelska

Förra veckan hade jag anledning att surfa igenom de värmländska kommunernas engelskspråkiga webbsidor. Det var en upplevelse som gav blandade känslor. Som väntat förlitade sig majoriteten på Google Translate, men några hade faktiskt gjort mer eller mindre framgångsrika översättningar.

Sanktionera inte Google Translate

Jag är, och har väl egentligen alltid varit, djupt skeptisk till att bädda in Google Translate direkt på den egna webbplatsen. Översättningarna är fortfarande för dålig för att ges officiell status.

Jag tycker inte ens att det hjälper med disclaimern att man inte tar ansvar för översättningen. Då är det bättre att den som vill använda GT själv söker upp tjänsten. Det gör det tydligare för användaren att det inte är kommunen som erbjuder översättningen.

Allra sämst är det när man inte ens ursäktar översättningen. Då känns det svårt att ha invändningar när den inte blir korrekt. Munkfors gör sig tyvärr skyldiga till det och får till exempel den här fina GT-översättningen om en del av den kommunala servicen.

”Here you will find information about the jacking you can get under the support and care in Munkfors Municipality.”

Sen älskar jag så klart GT och använder tjänsten ofta på egen hand, men det är en helt annan historia.

Gör jobbet och gör det ordentligt

Riktigt glad blir jag när jag stöter på en kommun som lagt ner lite arbete på sitt språkerbjudande. Bäst i den värmländska klassen är i min mening Torsby. De erbjuder information på tre språk utöver svenska: engelska, tyska och holländska.

Möjligen skulle man önska sig finska och kanske arabiska också. Hade nästan gissat att Torsby skulle vara förvaltningsområde för finska, men det verkar man inte vara.

Torsby har valt att göra egna översättningar av en imponerande mängd sidor. Gissar att de utgått från information den som överväger att flytta till Torsby kan tänkas vara intresserad av, men det skiljer sig inte nödvändigtvis jättemycket från det som den som redan bor i Torsby behöver. Jag har inte gått igenom allt materialet, men det känns gediget översatt och välvalt. Dessutom tydligt presenterat med fokus på ren text.

Andra som gör ett fint jobb är ArvikaForshaga och Kil.

Gör om, gör rätt

Karlstad borde rimligtvis vara bäst i klassen här, men deras engelskspråkiga sidor lämnar en hel del i övrigt att önska. Rubrikerna inelds ibland med text på svenska för att sen erbjuda den engelska översättningen. Startsidor för rubriknivåer saknar text och erbjuder bara en evighetslång vänstermeny för den som vill ta sig vidare. Avdelningen Bygga och bo/Building and accommodation är ett tydligt exempel.

Under rubriken Things to do – culture, sports and leisure ser det lite bättre ut.

Eftersom det ser så extremt olika ut under de olika rubrikerna utgår jag ifrån att man valt att låta de olika förvaltningarna sköta sina engelskspråkiga sidor på egen hand. Jag uttrycker mig försiktigt och skriver att det kanske inte är den klokaste idén.

<RANT>Annars påminns jag om hur mycket jag avskyr vänstermenyer och vilken dålig lösning det ofta är. Jag vet att det blivit någon sorts praxis och att många upplever förvirring eller saknad när de inte finns där. Jag vet att det ställer högre krav på webbredaktören när den inte finns. Men visst måste det väl gå att lösa bättre idag? Inte helt säker på att vi själva och vår leverantör lyckades fullt ut när vi byggde om senast, men det måste gå.</RANT>

Hur som helst, jag hoppas verkligen att någon som jobbar med karlstad.se ger den engelskspråkiga delen av webben lite kärlek snart. Det är den värd.

Citat ur en digitaliseringsstrategi

Nu har jag också läst Regeringens digitaliseringsstrategi. Det är klart att det går att ha en miljard synpunkter på detaljnivåer (det har t.ex. min gamla kumpan Björn). Att tyngdpunkter möjligen ligger aningen fel. I det stora hela tycker jag ändå att det finns en hel del gott att plocka upp.

Eftersom jag landat i en digitaliseringsgrupp på jobbet klippte jag ut några delar som jag tyckte hade bäring på vårt arbete på övergripande nivå. Nere i våra verksamhetsgrenar finns mycket mer att bottna i.

Kanske är mina val av glädje för någon?

Valda citat ur

För ett hållbart digitaliserat Sverige  – en digitaliseringsstrategi

Delmål

Digital kompetens

I Sverige ska alla kunna utveckla och använda sin digitala kompetens.

Digital trygghet

I Sverige ska det finnas de bästa förutsättningarna för alla att på ett säkert sätt ta del av, ta ansvar för samt ha tillit till det digitala samhället.

Digital innovation

I Sverige ska det finnas de bästa förutsättningarna för att digitalt drivna innovationer ska utvecklas, spridas och användas.

Digital ledning

I Sverige ska relevant, målmedveten och rättssäker effektivisering och kvalitetsutveckling ske genom digitalisering.

Digital infrastruktur

Hela Sverige bör ha tillgång till infrastruktur som medger snabbt bredband, stabila mobila tjänster och som stödjer digitalisering.  (s. 11)

Det behövs en ökad digital kompetens på alla nivåer i offentlig sektor. Det är landsting och kommuner som tillhandahåller merparten av de offentliga välfärdstjänsterna och de svarar för majoriteten av kontakterna mot individer. Digital kompetens och mognad är kritiskt för att skapa förtroende för de tjänster som tillhandahålls. (s. 15)

Den information som framställs eller samlas in i den offentliga sektorn är en tillgång som är gemensam för statliga och kommunala myndigheter och samhället i övrigt. Genom att förädla, sammanställa och på andra sätt använda information kan olika aktörer skapa nya kommersiella och ideella tjänster och därmed ge förutsättningar för samhället att tillgodogöra sig det värde informationen kan ha när den används för andra ändamål än myndigheternas egen verksamhet. Aktörer som vill återanvända offentlig information ska så långt som möjligt få tillgång till data. Regeringen anser att det ska vara så enkelt som möjligt för så många som möjligt att tillgodogöra sig värdet av denna informationssamling. Det ska ske på ett rättsäkert sätt. Myndigheterna bör aktivt sträva efter att möjliggöra ett effektivt vidareutnyttjande av offentlig information för att underlätta framväxten av en informationsmarknad. (s. 22)

Offentlig sektor bör även bli bättre på att återanvända sin egen data, inom och mellan myndigheter, på ett sätt som möjliggör nya tjänster och ökad flexibilitet i kontakten med människor och företag, exempelvis med hjälp av artificiell intelligens. (s. 22-23)

Förenkling genom digitalisering

Regeringens ambition är att statliga myndigheter, kommuner och landsting ska vara bäst i världen på att använda digitaliseringens möjligheter för att skapa en enklare vardag för privatpersoner och företag, en effektiv offentlig sektor med hög kvalitet, samt fler jobb och ökad tillväxt. Det krävs både långsiktig verksamhetsutveckling med digitala lösningar och en alltmer innovativ och samverkande förvaltning som sätter användaren i centrum.

Regeringen anser att det ska vara enkelt för människor och företag att digitalt komma i kontakt med det offentliga Sverige och att uppgifter, där det är möjligt och relevant, bara ska behöva lämnas en gång. Offentlig sektor ska kunna utbyta information och samarbeta och öka sin effektivitet genom gemensamma lösningar samtidigt som den personliga integriteten värnas.

Digitala verksamhetsprocesser, som är universellt utformade, har potential att ge alla samma möjlighet att ta del av den offentliga sektorns välfärdstjänster samt göra beslut och annan dokumentation mer tillgängliga och mer effektiva. Samverkan är avgörande för möjligheten för kommunala och statliga myndigheters möjligheter att hantera sina åtaganden och ge en service som motsvarar människors behov och förväntningar. Individer och inte organisationen måste sättas i centrum. Hur organisationen eller ansvarsfördelningen ser ut bör inte påverka användarna av tjänsterna.

Med digitala processer som anpassas utifrån företags förutsättningar och behov blir det möjligt att få överblick och kontroll över de krav myndigheter ställer på dem. Det gör det också möjligt att få en mer likartad hantering över landet, oberoende av var ett företag är aktivt. En digital statsförvaltning ger en grund för att göra det enklare för företag i kontakten med de statliga myndigheterna. En fullt ut digital ärendehantering gör det lättare för företag att göra rätt från början, att få en snabbare ärendehantering och att lättare få besked om ärendestatus.

Regeringen anser att arbetet i första hand ska fokusera på branscher som är viktiga för tillväxt och sysselsättning men som samtidigt är regeltunga och kräver omfattande myndighetskontakter för att få nödvändiga tillstånd på plats för att kunna starta och driva verksamhet. Ett exempel är kommunal tillståndsgivning för restaurangföretagare. Genom att samla och utveckla tjänster utifrån ett användarperspektiv som görs via t.ex. verksamt.se, och ta tillvara de möjligheter till utvecklade och lärande tjänster som ny teknik innebär, kan reell förenkling uppnås samtidigt som förvaltningen effektiviseras. (s. 30-31)

Fortlöpande analys av digital mognad och behov av åtgärder

Digital mognad handlar om förmågan att identifiera nya lösningar som möjliggörs av digitalisering, bedöma deras relevans och sedan utveckla och använda dem. Det handlar även om att ha en förmåga att driva och leda utveckling med stöd av digitalisering. Att tidigt kunna identifiera områden där utvecklingen riskerar att stagnera är betydelsefullt.

Alla delar av offentlig sektor behöver öka sin digitala mognad och skapa förutsättningar för att kunna utveckla bättre tjänster i framtiden. Det är viktigt att säkerställa att upphandling, utveckling och förvaltning präglas av ett kompetent och kostnadseffektivt resursutnyttjande. (s. 31)

Förstärkt lokalt och regionalt engagemang

Det politiska ledarskapet har stor betydelse för ett framgångsrikt lokalt och regionalt digitaliseringsarbete. Det är viktigt att aktörer inom såväl it-området som inom det regionala tillväxtarbetet samverkar aktivt. Att identifiera behov, kartlägga brister och i partnerskap finna samverkanslösningar är strategiskt viktigt arbete på regional nivå. En väsentlig del i detta är att på ett tydligt sätt koppla de regionala utvecklingsstrategierna i varje län till digitaliseringspolitiken.

För vissa kommuner och landsting kan regional samverkan med andra vara avgörande för att kunna ta till vara möjligheterna genom digitalisering och för att hantera sina åtaganden i ett allt mer digitaliserat samhälle. Regeringens uppfattning är att det även är av stor betydelse att offentliga aktörer på lokal och regional nivå förhåller sig till utvecklingen. Tillsammans med regionala bredbands- och digitaliseringsstrategier kan den nationella digitaliseringsstrategin utgöra ett viktigt verktyg. Ett framgångsrikt genomförande av den nationella digitaliseringsstrategin bygger på att lokala och regionala åtgärder kan stärka genomförandet och på så vis skapa ett tydligt och samlat engagemang kring digitaliseringsfrågor.

Arbetet med de regionala digitala agendorna har visat sig vara betydelsefullt för att få till stånd en god och avgörande samverkan mellan näringsliv, universitet och högskolor, institut samt civilsamhället. Sedan tidigare finns även regionala bredbandskoordinatorer på plats i samtliga län, vilket också är ett viktigt verktyg i att skapa lokalt och regionalt engagemang, kunskapsuppbyggnad och flernivåsamverkan i frågor som kopplar till bredbandsinfrastruktur. Det är även viktigt att dra nytta av redan befintliga samverkanslösningar som finns i kommunsektorn och landsting. Genom att återanvända lösningar som har visat sig fungera ökar möjligheterna för bl.a. mindre kommuner med begränsade utvecklingsresurser att införa digitala lösningar i verksamheten. (s. 31-32)

Schema, kalender, program

Ska sätta upp en konferenssajt på skosnöresbudget och är på jakt efter en bra plug-in för att ordna upp programdelen.

Konferensen sträcker sig över två dagar och kommer att innehålla flera spår (5+) med hyfsat många aktiviteter (5+ per spår). Pluggen behöver inte kunna hantera anmälningar. Jag är främst ute efter något som bygger ett schyst schema. Eftersom konferensen vänder sig till en svensk publik är det så klart utmärkt om pluggen trivs med svenska.

Har kikat ytligt på bl.a. Chronosly, EventON och The Events Calendar. Kanske är någon av dem rätt? Kanske inte? Kanske finns bättre alternativ?

Någon som sitter inne med en favorit?

Video, presentationer och samverkan

Tre länkar jag mejlat mig själv de senaste veckorna av olika anledningar.

Wistia.com
Videotjänst, som alternativ till Vimeo eller YouTube. Riktigt fina möjligheter att läsa statistik runt klippen och analysera.

Sway.com
Presentationstjänst som verkar ingå i Office 365-sviten. Oklart om det ingår i vårt abonnemang eller inte. Får kika på det. För oss som helst slipper PowerPoint, men lever med O365, kan det ju vara ett alternativ.

eSam eller esamverka.se
Nytt nationellt nätverk/program som presenteras så här: ”Syftet med programmet är att fortsätta driva på digitaliseringen genom digital samverkan och att arbeta för att etablera ”digitalt ” som förstahandsval.” Värt att hålla koll på. 19 medlemmar idag. Bara statliga myndigheter och så SKL då. Orkar SKL trycka ut kunskapen till sina medlemmar? Orkar de hålla ihop det?